Committenti. A partire dal 16 marzo 2000, sono soggetti all'obbligo assicurativo i lavoratori parasubordinati indicati all'articolo 49 (comma 2, lettera a) del DPR 22 dicembre 1986 n. 917, e modificazioni e integrazioni successive (l’attuale articolo 34 legge 21 novembre 2000 n. 342), qualora svolgano le attività previste dall'articolo 1 del Tu o, per l'esercizio delle proprie mansioni, si avvalgano, non in via occasionale, di veicoli a motore da essi personalmente condotti (si veda l’articolo 5 del decreto legislativo del 23 febbraio 2000, numero 38).

Associanti. Con la sentenza 332 del 2-15 luglio 1992 (pubblicata sulla Gazzetta ufficiale numero 31 del 22 luglio 1992, serie speciale), la Corte costituzionale ha dichiarato la parziale illegittimità dell’articolo 4 Tu approvato con DPR 30 giugno 1965 n. 1124/1965 e successive modificazioni e integrazioni, nella parte in cui non prevede, fra le persone assicurate, gli associati in partecipazione che prestino opera manuale o non manuale alle condizioni di cui al numero 2 dello stesso articolo 4. Per effetto di questa decisione, l'associato in partecipazione che svolge attività lavorativa manuale o di sovrintendenza deve considerarsi soggetto all'assicurazione contro infortuni sul lavoro e malattie professionali.
Anche l’associante è soggetto tenuto alla contribuzione assicurativa. Il regime contributivo è quello ordinario con conseguente calcolo del premio in relazione alla retribuzione cosiddetta di ragguaglio prevista dall’articolo 30, 4° comma del Tu (sull’argomento si veda circolare 28/74 del 7 maggio 1993).
Per quanto concerne l’associato d’opera di un imprenditore artigiano, l’Inail (si veda il notiziario Inail del 26 gennaio 1994, n. 55) ha precisato che a questo tipo di associato si deve applicare la stessa disciplina contributiva prevista per i soci collaboratori artigiani (cioè i premi unitari).

Gli esonerati
L’elenco dei soggetti esonerati dalla tenuta dei libri regolamentari si deve considerare tassativa. Si tratta di:
- datori di lavoro titolari di aziende individuali artigiane che svolgono la loro attività da soli, cioè senza occupare lavoratori dipendenti o collaboratori familiari. A questo proposito, si sottolinea che l'obbligo della tenuta dei libri di matricola e di paga, di cui all’articolo 20 e seguenti del Testo unico approvato con DPR del 30 giugno 1965, n. 1124, non si applica agli artigiani come soggetti assicurati di cui all’articolo 4, numero 3, dello stesso decreto presidenziale (si veda l’articolo 2 della legge 4 ottobre 1966, n. 840).
- soci e i familiari coadiuvanti di impresa artigiana sempre a condizione che l’azienda artigiana non occupi dipendenti. La circolare 70 del 22 luglio 1997 dell'Inail stabiliva che nel quadro delle iniziative mirate alla semplificazione delle procedure e degli adempimenti era stata esaminata la possibilità, per le aziende artigiane che non occupano personale dipendente, di estendere l'esonero dalla iscrizione sui libri paga e matricola, già previsto per il solo titolare, anche ai soci e familiari del datore di lavoro.
- i soggetti che si avvalgono dell’elaborazione e conservazione dei dati su supporti informatici, nel rispetto delle condizioni a tal fine specificatamente previste (si veda l’articolo 3 del DPR che ha abrogato l’articolo 22 del DPR 1124/1965; circolare del ministero del lavoro e delle politiche sociali n. 33/03 del 20 ottobre 2003);
- le imprese italiane per i lavoratori italiani operanti presso sedi ubicate all’estero (si veda la circolare del ministero del Lavoro 5306 del 16 novembre 1991)
- le pubbliche amministrazioni che provvedono alle prescritte registrazioni con fogli o ruoli paga.

Il libro matricola e il libro paga
Secondo l’articolo 20 Tu, i datori di lavoro soggetti all’obbligo dell’assicurazione infortuni sul lavoro e contro le malattie professionali devono tenere:
- un libro di matricola in cui siano iscritti, nell’ordine cronologico della loro assunzione in servizio e prima dell’ammissione al lavoro, tutti i prestatori d’opera, come previsto dall’articolo 4 Tu. Il libro di matricola deve indicare, per ciascun prestatore d’opera, il numero d’ordine di iscrizione, il cognome e il nome, la data e il luogo di nascita, la data di ammissione in servizio e quella di risoluzione del rapporto di lavoro, la categoria professionale e la misura della retribuzione;
- un libro di paga che, per ogni dipendente, deve indicare cognome, nome e numero di matricola; il numero delle ore in cui ha lavorato in ciascun giorno (con l’indicazione distinta delle ore di lavoro straordinario); la retribuzione che gli viene effettivamente corrisposta in danaro e la retribuzione corrisposta sotto altra forma.
Nel caso in cui al prestatore d’opera sia corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori, è segnata solo la giornata di presenza al lavoro.
Per ogni apprendista o dipendente con meno di diciotto anni, oltre la retribuzione effettiva corrisposta, deve essere indicata la retribuzione della qualifica iniziale prevista per le persone assicurate che non fanno gli apprendisti, di età superiore ai diciotto anni, occupate nella stessa lavorazione a cui gli apprendisti o i minori sono addetti e comunque una retribuzione non inferiore a quella più bassa stabilita dal contratto collettivo di lavoro per prestatori d’opera di età superiore ai diciotto anni della stessa categoria e lavorazione.
Si sottolinea che i datori di lavoro, quando effettuano le registrazioni sui libri di paga come previsto dall’articolo 20 Tu, sono tenuti a raggruppare gli operai addetti alle lavorazioni che implicano il rischio della silicosi e dell’asbestosi, secondo l’assegnazione ai reparti delle lavorazioni (si veda l’articolo 156 Tu).
Tra gli altri soggetti da iscrivere a libro paga e matricola ci sono il coniuge, i figli, anche naturali o adottivi, gli altri parenti, gli affini, affiliati e gli affidati del datore di lavoro che prestano opera manuale alle sue dipendenze con o senza retribuzione. Anche i soci delle cooperative e di ogni altro tipo di società, anche di fatto (comunque denominata, costituita o esercitata) devono iscrivere a libro paga coloro che prestano opera manuale o non manuale purché sovraintendano il lavoro di altri (si vedano gli articoli 23 e 30 Tu). Se a questi soggetti non è corrisposta retribuzione e non è concordata una retribuzione convenzionale, si procede come stabilito dall’articolo 30 Tu.

I lavoratori parasubordinati
Anche per i lavoratori parasubordinati sussiste l’obbligo di tenuta dei libri paga e matricola: anzi, è stata riconosciuta la possibilità di tenere per i questi lavoratori libri matricola e paga distinti (si veda la nota del ministero del lavoro nota del 2 gennaio 2001).
L’Inail sottolinea inoltre che - a prescindere dal sistema di tenuta utilizzato e dal fatto che si adottino libri unici o separati da quelli degli altri dipendenti - le registrazioni relative ai collaboratori coordinati e continuativi devono contenere i dati anagrafici e fiscali del collaboratore e le informazioni relative al contratto (data e compenso pattuito). A proposito, si deve tener presente che, per quanto concerne il libro paga, le registrazioni devono contenere il totale dei compensi erogati, gli oneri contributivi e fiscali addebitati al lavoratore e le detrazioni fiscali di spettanza che sono state applicate.
Nel caso di tenuta unificata dei libri di matricola e paga per tutti i lavoratori (subordinati e parasubordinati), a richiesta degli organi di vigilanza ispettiva dovrà essere possibile riepilogare, distintamente e in ordine cronologico, le assunzioni dei lavoratori subordinati e gli incarichi di collaborazione affidati ai parasubordinati. Queste disposizioni si applicano integralmente ai lavoratori a progetto e occasionali previsti dal decreto legislativo 276/2003 (riforma Biagi).

Unicità del libro di matricola
L’Inail ha precisato che il libro matricola deve essere unico in ogni azienda, anche quando l’azienda è titolare di più posizioni assicurative territoriali e svolge la sua attività in più luoghi di lavoro, ciascuno identificato dall’istituzione di una specifica p.a.t.
L’Inps sottolinea che al riguardo, l'istituto comunica che l’azienda interessata deve istituire e tenere nei vari cantieri (fissi o mobili che siano) stralci (opportunamente aggiornati) del libro di matricola che possono essere costituiti anche da fotocopie tratte dal libro matricola, autenticate come conformi all’originale dallo stesso datore di lavoro.
Per quanto riguarda i libri matricola non ufficiali, l’Inail comunica che per esigenze aziendali, è consentito istituire e tenere sui luoghi di lavoro dei libri matricola settoriali o di filiale, da considerare comunque non ufficiali e quindi da non vidimare. Questi libri non ufficiali, secondo l'istituto, potranno anche riportare, una numerazione matricolare supplementare riferita alla filiale, eventualmente da indicare in aggiunta al numero di matricola del dipendente (ad esempio, matricola numero 1111/13) ad esclusivo uso dell’azienda e dei funzionari addetti alla vigilanza locale. La soluzione adottata dall'Inail soddisfa sicuramente le istanze di praticità e più snella gestione dei flussi di personale nelle varie unità produttive.

Libro di paga in rapporto alla singolo p.a.t.
L’Inail chiarisce che il libro paga deve essere istituito con riferimento a ciascuna p.a.t. aziendale, anche nel caso in cui la ditta svolge la sua attività in più luoghi di lavoro, territorialmente distinti, ognuno identificato dall’emissione di una specifica p.a.t.: in queste ipotesi, il libro paga relativo a ciascuna località lavori deve essere tenuto sul relativo cantiere (fisso o mobile che sia), assolvendo così validamente all’obbligo di legge .
Per quanto riguarda le agenzie di somministrazione di lavoro (agenzie per il lavoro), l'istituto pone a carico delle agenzie di lavoro l’obbligo della tenuta dei documenti di lavoro, e, quindi, anche dei regolamentari libri di matricola e di paga. La cosa, del resto, è pacifica, visto che i lavoratori vengono assunti dalle agenzie, che poi li inviano a lavorare presso le imprese utilizzatrici a mezzo di appositi contratti: in buona sostanza, si ribadisce che il rapporto di lavoro sorge unicamente tra lavoratore inviato e agenzia di somministrazione.

Le novità della Finanziaria 2007
I commi 1177 e 1178 della Finanziaria hanno modificato l’apparato sanzionatorio della materia. Il comma 1177 stabilisce che "gli importi delle sanzioni amministrative previste per la violazione di norme in materia di lavoro, legislazione sociale, previdenza e tutela della sicurezza e salute nei luoghi di lavoro entrate in vigore prima del 1° gennaio 1999 sono quintuplicati, ad eccezione delle ipotesi di cui al comma 1178" .

L’articolo 1178, invece, stabilisce che "l'omessa istituzione e l'omessa esibizione dei libri di matricola e di paga previsti dagli articoli 20 e 21 del Tu delle disposizioni per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, di cui al DPR 30 giugno 1965, n. 1124, e dall'articolo 134 del regolamento di cui al regio decreto 28 agosto 1924, n. 1422, sono punite con la sanzione amministrativa da 4mila euro a 12mila euro nei confronti delle violazioni di cui al presente comma non e' ammessa la procedura di diffida di cui all'articolo 13 del decreto legislativo 23 aprile 2004, n. 124" .
Il panorama sanzionatorio delineato dalla Finanziaria 2007, oltre a risultare estremamente repressivo, presenta diversi dubbi interpretativi nel suo aspetto applicativo. Facciamo un esempio per comprendere la norma.
●Una società in nome collettivo con tre soci , entrambi rappresentanti legali e con uguali poteri
●la società ha tre sedi, una principale e due operative, ed in tutte le sedi c’è personale assicurato
●la società tiene un libro paga ed un libro matricola solo presso la sede principale
●in base alla nuova normativa sembra sussistere l’obbligo di tenuta presso ogni luogo di lavoro, per cui la società avrebbe commessa la violazione prevista.
●Dal 1° gennaio 2007 non è più prevista la cosiddetta “diffida a regolarizzare”: 25 euro (sanzione al minimo) x 2 (libri non istituiti) x 2 sedi = la sanzione totale è 100 euro.
●Dal 1° gennaio 2007, è prevista una sanzione di 4mila euro (come sanzione ridotta) x 2 (libri non istituiti) x 2 (sedi interessate) = 16mila (sanzione per ciascun socio) x 3 = 48mila (sanzione totale visto che ci sono tre soci con rappresentanza legale ed uguali poteri). La disciplina, ratio e contenuto L’obiettivo del legislatore è quello di porre in essere un efficace deterrente al ricorso al lavoro irregolare ed in particolare “al lavoro nero”, attraverso un duplice intervento:a) determinazione rigorosa dell’obbligo di tenuta in azienda dei libri paga e matricola; b) inasprimento punitivo nella quantificazione della sanzione amministrativa
Per quanto riguarda l'omessa istituzione dei libri di matricola e di paga, l’ipotesi si realizza quando un datore di lavoro, indipendentemente dall’assunzione o meno di un lavoratore per il tramite della sezione circoscrizionale competente, in violazione degli articoli 20 e 21 del Testo unico (DPR 1124/1965) non predispone i libri. Si tratta di una fattispecie omissiva che si realizza se i libri non vengono istituiti nel momento in cui sorge l’obbligo (assunzione di personale dipendente o inizio di attività di altri soggetti assicurati). È possibile tuttavia un ravvedimento spontaneo prima di un eventuale accertamento? Sorge il dubbio se l’irregolarità nella tenuta dei libri obbligatori sia da equiparare alla omessa istituzione: in particolare, la mancata iscrizione di un dipendente regolarmente assunto può integrare gli estremi di una omessa istituzione? Si tratta di vedere se la fattispecie riguarda solo il momento iniziale dell’istituzione o se si rinnova ad ogni singolo obbligo di iscrizione.
L’omessa esibizione dei libri di matricola e paga non è fattispecie di facile individuazione. Cosa si intende per omessa esibizione?
Possiamo individuare diverse ipotesi:
a) rifiuto di esibizione di libri istituiti,
b) non esibizione di libri presso sedi secondarie, avendo l’azienda soltanto libri ufficiali presso la sede centrale (si tratterebbe della mancata esibizione di libri non ufficiali),
c) non esibizione incolpevole di libri presso la sede aziendale, mancando la persona addetta alla tenuta degli stessi;
d) non esibizione incolpevole dei libri perché depositati presso il consulente. In questo caso, la mancata attestazione di conformità del consulente rispetto alle copie depositate in azienda potrebbe integrare gli estremi della omessa esibizione?
e) la mancata attestazione di conformità delle copie dei libri (per le sedi secondarie) rispetto agli originali potrebbe, pure, integrare gli estremi della omessa esibizione?
f) la non corrispondenza (soprattutto per il libro matricola) tra gli originali e le copie, presso le sedi secondarie, può integrare una mancata esibizione?

I dubbi
Quando si realizza la violazione della omessa esibizione? In quale momento temporale? Forse nella mancata esibizione immediata davanti ad una richiesta degli accertatori? Molto spesso, nella prassi ci sino accertamenti che durano per diverso tempo (talora qualche mese). In questi casi, quando si realizza la violazione prevista dalla norma?In effetti, il legislatore sembra trascurare la problematica, dilatando in modo eccessivo i poteri degli accertatori. L’atteggiamento repressivo della nuova normativa, pur essendo apprezzabile rispetto a quelle situazioni di palese irregolarità, rischia di creare notevoli zone oscure anche per quelle aziende che non fanno ricorso al lavoro nero e regolarmente assolvono agli obblighi contributivi, previdenziali e fiscali. In questo senso, appare ingiustificata la parificazione della fattispecie della mancata istituzione dei libri obbligatori alla mancata esibizione degli stessi, visto che non ci sono dubbi sul fatto che la seconda fattispecie è assolutamente meno grave, laddove si accerta che i libri menzionati sono stati regolarmente predisposti dal datore di lavoro. In buona sostanza, c’è il rischio di sanzionare allo stesso modo colui che utilizza il lavoro nero e colui che, al contrario, denuncia tutti i dipendenti ma, per questioni puramente formali (ad esempio, adozione di un solo libro matricola nella sede principale dell’azienda, senza che ve ne sia una copia anche nelle sedi secondarie) commette una violazione che non ha contenuto sostanziale, dato che il suo comportamento non è lesivo degli interessi della collettività.
Decorrenza della nuova disciplina. Vale il principio di non retroattività, per cui la nuova normativa varrà per quei fatti che siano stati commessi successivamente all’entrata in vigore della legge.
Più precisamente, le sanzioni previste dal comma 1178 si applicheranno:
-all’ipotesi di omessa istituzione dei libri di matricola e paga che si verificano gennaio 2007;
-all’ipotesi di omessa esibizione dei libri matricola e paga che si verificano dal 1° gennaio 2007.
La regola va modulata in base a situazioni in cui l’illecito non è a commissione istantanea ma permanente: in questo caso andrà applicata la sanzione più grave, che è senza dubbio quella prevista dalla Finanziaria 2007. L’ultima questione: quando è possibile individuare l’illecito permanente nelle fattispecie in esame? Non pare possano esservi difficoltà a riconoscere che la mancata istituzione dei libri paga e matricola ad esempio nel 2005 (insorgenza obbligo) che si è protratta nel 2007 è da qualificarsi come illecito permanente, atteso che gli effetti dell’omissione sono costanti e continuati nel tempo. La fattispecie di omessa esibizione dei libri obbligatori sembra rientrare nella categoria degli illeciti a commissione istantanea, per cui non dovrebbero sorgere dubbi in merito alla individuazione alla norma da applicare.