ISTRUZIONI OPERATIVE INAIL del 16
dicembre 2004
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Oggetto: |
Modalità per la tenuta dei libri paga e matricola. |
Pervengono alla scrivente Direzione numerose richieste di chiarimenti da parte sia delle Strutture territoriali dell’Istituto, sia direttamente dai soggetti obbligati alla tenuta dei libri regolamentari, relativamente alle modalità applicative per la tenuta dei libri di paga e matricola.
A tale riguardo, la scrivente Direzione ha predisposto apposita circolare esplicativa, per la cui emanazione è in attesa di ricevere il relativo parere dal competente Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Al fine, comunque, di fare chiarezza sull’argomento, si rende necessario fornire nel frattempo un quadro riepilogativo che riordini le numerose disposizioni intervenute nel tempo nell’ambito dello specifico settore.
1. Soggetti obbligati alla tenuta dei libri regolamentari.
Tutti i datori di lavoro, i committenti e gli altri assicuranti sono tenuti all’istituzione, alla compilazione, alla tenuta ed alla conservazione dei libri regolamentari di matricola e paga.
2. Soggetti esonerati dalla tenuta dei libri regolamentari.
- I datori di lavoro titolari di aziende individuali artigiane, che svolgono la loro attività da soli, senza cioè occupare lavoratori dipendenti o collaboratori familiari;
- i soci e i familiari coadiuvanti di impresa artigiana - essendo stata assimilata la loro figura a quella del titolare artigiano - sempre a condizione che l’azienda artigiana non occupi dipendenti;
- i soggetti che si avvalgono dell’elaborazione e conservazione dei dati su supporti informatici, nel rispetto delle condizioni a tal fine specificatamente previste;
- le imprese italiane per i lavoratori italiani operanti presso sedi ubicate all’estero;
- le Pubbliche Amministrazioni che provvedono alle prescritte registrazioni con fogli o ruoli paga.
3. I libri regolamentari.
- Il libro di matricola deve essere unico in ogni azienda.
Questa condizione vale anche nei casi in cui l’azienda sia titolare di più
posizioni assicurative territoriali presso l’INAIL, in quanto svolge la sua
attività in più luoghi di lavoro, ciascuno identificato dall’istituzione di una
specifica P.A.T.
In tali ipotesi, al fine di assolvere validamente all’obbligo della tenuta del libro
matricola unico contemporaneamente sui vari luogo di lavoro, l’azienda deve
istituire e tenere nei vari cantieri (fissi o mobili che siano) degli stralci,
che possono essere costituiti anche da fotocopie tratte dal libro matricola
unico, autenticate come conformi all’originale dallo stesso datore di lavoro.
Tali stralci dovranno ovviamente essere aggiornati contemporaneamente al libro
matricola originale.
Comunque, al solo scopo di assolvere a specifiche esigenze
dell’organizzazione aziendale, è consentito istituire e tenere sui
luoghi di lavoro dei libri matricola settoriali o di filiale, da considerare
comunque non ufficiali e quindi da non vidimare, che costituiranno dei semplici
“di cui” del libro matricola unico aziendale, e potranno riportare, se del
caso, una numerazione matricolare supplementare riferita alla filiale,
eventualmente da indicare in aggiunta al numero di matricola del dipendente (ad
esempio: matr. n. 1111/13) ad esclusivo uso dell’azienda e dei funzionari
addetti alla vigilanza locale.
- Il
libro di paga deve essere istituito con riferimento a ciascuna P.A.T.
aziendale. Ciò anche nel caso in cui la ditta svolga la sua
attività in più luoghi di lavoro, territorialmente distinti, ognuno
identificato dall’emissione di una specifica P.A.T. In tali ipotesi, il libro di paga relativo a ciascuna località lavori dovrà
essere tenuto sul relativo cantiere (fisso o mobile che sia),
assolvendo così validamente all’obbligo di legge .
Le innovazioni introdotte dalla nuova Gestione dei Rapporti con le Aziende , hanno prodotto riflessi anche sulle
modalità di tenuta del libro di paga. In particolare l’abolizione dal 1°
gennaio 2000 delle classificazioni “ponderate” ha comportato, nei casi di
svolgimento di più attività principali presso una unica unità produttiva
(stessa P.A.T.), il riferimento classificativo a più di una voce di rischio
con l’applicazione di tassi di premio separati, aventi vita, gestione e
oscillazioni autonome.
Pertanto, al fine di assolvere all’obbligo di denunciare annualmente le
retribuzioni distinte per singola voce di rischio, i datori di lavoro dovranno
identificare e indicare, nell’ambito del libro paga unico - correttamente
vidimato a fronte dell’unica P.A.T. in vigore - la/le specifica/che attività
(voce/i di rischio) per la/e quale/i è assicurato ciascun lavoratore che vi è
registrato.
- Il datore di lavoro
può essere autorizzato per iscritto a tenere più libri o fogli paga e più libri
matricola con l’obbligo di riepilogarne i dati in libri riassuntivi,
secondo le modalità stabilite dall’Istituto
.
Ad esempio nel caso dei cantieri mobili in edilizia ovverosia, più in generale,
nel caso di lavori svolti lontano dalla sede principale della propria azienda,
ove questi lavori abbiano il carattere della continuità.
4. La vidimazione dei libri regolamentari.
Prima di essere messi in uso, i libri regolamentari di matricola e paga devono essere numerati in ogni pagina e vidimati.
La vidimazione si
compone di due distinte operazioni simultanee: la bollatura, che si
effettua con l’apposizione di timbri a secco o a inchiostro su ogni pagina del
libro, e la dichiarazione, da registrare sull’ultima pagina del volume a
cura del funzionario INAIL incaricato dell’operazione, che deve riportare il
numero della P.A.T., il numero progressivo della vidimazione, e il totale dei
fogli (dal … al …) di cui è composto il libro, la data e la firma dello stesso
funzionario.
La vidimazione dei libri regolamentari non va mai effettuata con riferimento al
“codice ditta” aziendale, bensì sempre tenendo conto di ciascuna
posizione assicurativa territoriale (P.A.T.) che l’azienda assicurante ha in
corso presso l’Istituto. Ciò in considerazione del fatto che i libri devono
essere tenuti sui luoghi di lavoro, località alle quali fanno appunto
riferimento le varie P.A.T. istituite.
Per i datori di lavoro titolari di più P.A.T., perché svolgono l’attività in
più luoghi di lavoro, il libro di matricola, unico per azienda, andrà comunque
vidimato con riferimento ad una delle P.A.T.
La vidimazione è obbligatoria anche per i libri riassuntivi.
La presenza in procedura G.R.A.
di una specifica funzione consente la registrazione di tutte le “vidimazioni”
dei libri regolamentari eseguite da ciascuna Sede, rendendo possibile adottare,
già nell’immediato, alcune significative semplificazioni delle modalità di
trattazione e gestione delle operazioni di vidimazione eseguite dall’Istituto.
L’annotazione delle vidimazioni eseguite dalla Sede direttamente in procedura
GRA, rende di fatto inutile la tenuta dei vecchi registri manuali delle
vidimazioni (mod. 110 DL) attualmente ancora in uso presso le Sedi.
Detta tenuta deve essere limitata, pertanto, alla sola registrazione delle
vidimazioni eseguite per gli Utenti che si avvalgono della “numerazione unica”,
in attesa che la procedura GRA venga implementata anche per detta tipologia di
vidimazione.
Dalla nuova procedura GRA consegue ulteriormente che per le vidimazioni dei
libri regolamentari non è più necessario rivolgersi in modo esclusivo alla
“Sede INAIL competente”, atteso che, in ossequio alla semplificazione degli
adempimenti e agli innovativi principi introdotti dalla nuova Gestione dei
Rapporti con le Aziende, è ora possibile procedere alle operazioni di
vidimazione presso una qualsiasi Sede dell’Istituto, in quanto i relativi dati
sono consultabili da parte di qualsiasi Struttura territoriale.
5. Modalità di tenuta dei libri regolamentari.
La nuova disciplina in tema di modalità applicative per la tenuta dei libri regolamentari prevede che le scritture obbligatorie di matricola e paga possano essere tenute:
A. con il sistema tradizionale, che consiste nell’utilizzo di libri
normalmente rilegati, in genere a compilazione manuale, che devono essere
sempre preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati con il sistema
manuale precedentemente illustrato al paragrafo 4.
Questa tipologia di vidimazione può essere richiesta dai datori di lavoro a
qualsiasi Sede dell’Istituto sul territorio nazionale, la quale dovrà
provvedere direttamente all’adempimento.
B. con l’utilizzo di fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola e di paga. Tale modalità non esonera il datore di lavoro dalla preventiva numerazione dei fogli da utilizzare e dalla successiva vidimazione con una delle seguenti modalità:
Vidimazione
eseguita in modo manuale e tradizionale dei fogli mobili (cfr. § 4).
Vidimazione effettuata in fase di stampa tipografica dei moduli (fogli mobili).
Con
tale modalità vi è l’obbligo per gli Utenti (Aziende, consulenti del lavoro,
professionisti, ecc.) di richiedere, di volta in volta, alla Sede INAIL, sia
l’autorizzazione ad apporre il numero d’ordine e il bollo (marchio)
dell’Istituto in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da
utilizzare, sia la successiva vidimazione, a cura della Sede INAIL secondo le
modalità illustrate al paragrafo 4, da riportare sull’ultimo foglio del blocco.
La richiesta di vidimazione in fase di stampa tipografica dei moduli può essere
inoltrata dagli Utenti interessati ad una qualsiasi Sede dell’Istituto anche
se, per motivi di praticità, sarà sempre preferibile interessare la Sede più
vicina alla tipografia incaricata di eseguire le operazioni.
La Sede interessata dovrà prendere contatti con la tipografia designata
dall’Utente, presenziare alla bollatura dei moduli ed eseguire,
contestualmente, sia la vidimazione che la registrazione in procedura GRA.
Vidimazione in fase di stampa laser dei moduli (fogli mobili).
La nuova
disciplina in tema di modalità
applicative per la tenuta dei libri paga e matricola introduce l’esonero dalla
preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga e dei fogli di
riepilogo da parte dei soggetti (Aziende, consulenti del lavoro,
professionisti, ecc.) che si avvalgono della stampa laser. Per il resto, non vi
sono sostanziali variazioni rispetto al sistema previgente.
Rimane, pertanto, invariato l’obbligo per gli Utenti di formulare un’iniziale
richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser dei fogli
paga da utilizzare, presentando a qualsiasi Sede INAIL sul territorio nazionale
appositi allegati fac-simili di stampa dei tracciati che saranno poi prodotti
dalla laser:
Tale tracciato dovrà essere conforme al contenuto obbligatorio dei fogli paga
che, una volta autorizzati, saranno poi gli unici a poter essere prodotti dalla
stampante laser, con l’apposizione del logo ufficiale dell’INAIL, che
dovrà, pertanto, essere inserito nei programmi della stampante laser per essere
riprodotto sui documenti da stampare.
A tale riguardo, si anticipa che il logo ufficiale dell’INAIL sarà
disponibile sul sito internet dell’Istituto www.inail.it effettuando il percorso
che, non appena pronta l’applicazione informatica, verrà con apposita nota
comunicato.
Detto prospetto riepilogativo annuale dovrà essere inviato all’INAIL entro il
31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento. Gli Utenti
continueranno, comunque, a stampare i fogli riepilogativi mensili secondo le
istruzioni precedentemente impartite e a conservarli insieme ai libri
regolamentari, al fine di consentire i previsti controlli da parte dei
funzionari addetti alla vigilanza.
Per quanto concerne, invece, i fogli presenze, l’autorizzazione alla
vidimazione in fase di stampa laser è concessa soltanto nei casi in cui
l’azienda adotti sistemi di rilevazione a mezzo tessere magnetiche (badge), di
cartellini orologio o di altri sistemi equivalenti. Nelle altre ipotesi i
soggetti autorizzati potranno comunque avvalersi della stampa laser dei fogli
da utilizzare per la registrazione delle presenze, previa numerazione e
vidimazione a cura dell’INAIL dei fogli stessi con i sistemi tradizionali.
Per quanto riguarda, infine, i fogli matricola, questi dovranno essere
preventivamente vidimati a cura dell’INAIL con i sistemi tradizionali.<
Vidimazione con la “numerazione unica” dei moduli (fogli mobili).
L’autorizzazione
ad eseguire questa forma di vidimazione può essere concessa non solo ai
consulenti del lavoro e agli altri soggetti a ciò abilitati ai sensi di legge , ma anche alle società Capogruppo
che, nei gruppi d’impresa, sono delegate dalle società controllate e collegate
all’esecuzione degli adempimenti relativi all’amministrazione del personale di
cui all’art. 1 della legge n. 12/1979.
I citati soggetti, all’atto della richiesta della vidimazione e della
numerazione unica dei fogli matricola e paga dovranno esibire le deleghe
rilasciate in proposito dai datori di lavoro.
Per i soggetti che si avvalgono della “numerazione unica”, opera ugualmente
l’esonero dalla preventiva numerazione e vidimazione dei fogli mobili
sostitutivi dei libri di matricola e di paga, purché gli stessi siano in
possesso anche dell’ulteriore autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa
laser, concessa dall’Istituto alle condizioni precedentemente descritte.
La nuova normativa conferma
sostanzialmente i preesistenti adempimenti che i titolari di autorizzazioni ad
eseguire le vidimazioni dei fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola e
di paga avvalendosi della “numerazione unica” devono svolgere.
In particolare, viene individuato l’obbligo di:
1) l’elencazione delle aziende recante, in
ordine progressivo il numero di P.A.T. e con l’indicazione distinta, a fianco
di ciascuna, dei fogli di paga e di matricola utilizzati per tutto il
territorio interessato all’accentramento da n. … a n. …, compresi quelli
annullati o deteriorati;
2) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati
o deteriorati, dei fogli matricola utilizzati per ciascuna provincia dal n. …
al n. …, e nell’ambito di questa per ciascuna azienda dal n. … al n. …;
3) il numero, comprensivo di quello dei fogli annullati
o deteriorati, dei fogli di paga utilizzati per ciascuna provincia dal n. … al
n. …, e nell’ambito di questa per ciascuna azienda dal n. … al n. …;
4) l’indicazione del periodo di paga.
(Detto tabulato dovrà anche essere reso disponibile, in qualsiasi momento, a
richiesta dell’INAIL o della Direzione Provinciale del Lavoro (D.P.L.)
territorialmente competente);
- inviare alle singole aziende, entro l’ultimo
giorno successivo a quello di paga: 1) un tabulato contenente l’indicazione
del periodo di paga, del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente
utilizzati, da n. … a n. …, compresi quelli annullati o deteriorati, e del
numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati indistintamente in tutto il
territorio interessato all’accentramento, da n. … a n. … e nel territorio
provinciale da n. … a n. …;
2) i fogli matricola e di paga utilizzati, per il mese di competenza, completi
di tutte le registrazioni. Detti fogli, posti in ordine progressivo,
costituiscono, il libro di matricola e di paga, aggiornati al mese
immediatamente precedente, che il datore di lavoro dovrà tenere sul luogo di
lavoro. Resta fermo l’obbligo del datore di lavoro di tenere al corrente sul
posto di lavoro il sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze
giornaliere.
C. con la tenuta informatica dei libri regolamentari.
Allo
stato, è possibile tenere i libri matricola e paga mediante sistemi elettronici
o magnetici a condizione che queste procedure garantiscano l’inalterabilità e
la consultabilità dei dati previste dal DPR 20 aprile 1994, n. 350. Permane,
inoltre, l’obbligo di trasferire mensilmente detti dati su supporto cartaceo.
Per quanto riguarda l’applicazione delle nuove disposizioni in tema di modalità
applicative per la tenuta dei libri paga e matricola, si è in attesa di
ricevere apposito parere ministeriale.
L’adozione di questi sistemi di tenuta delle scritture regolamentari non
necessita di alcuna autorizzazione, e non prevede l’inoltro di specifiche
comunicazioni in tal senso né alle Direzioni Provinciali del Lavoro (D.P.L.),
né all’INAIL o agli altri Istituti previdenziali.
L’utilizzo di questa particolare modalità di tenuta delle scritture
regolamentari esonera, inoltre, da qualsivoglia obbligo di preventiva
vidimazione dei supporti cartacei sui quali i dati devono comunque essere
obbligatoriamente trasferiti ogni mese, ancorché siano stati elaborati con
sistemi elettronici o magnetici[1] [20] .
6. I lavoratori parasubordinati.
L’art. 5 del
D.M. 30.10.2002 e la successiva circolare ministeriale n. 33/03 del 20.10.2003
riprendono, confermandole, le disposizioni già a suo tempo impartite
dall’allora Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale a proposito della tenuta semplificata
da parte dei committenti, dei libri di matricola e di paga relativi ai
lavoratori parasubordinati, con particolare riferimento ai titolari di
contratti di collaborazione coordinata e continuativa (allora co.co.co.).
Con le disposizioni ministeriali si ribadisce che - a
prescindere dal sistema di tenuta utilizzato e dal fatto che si adottino libri
unici o separati da quelli degli altri dipendenti - le registrazioni relative
ai collaboratori coordinati e continuativi devono comunque contenere i dati
anagrafici e fiscali del collaboratore e le informazioni relative al contratto
(data e compenso pattuito).
Inoltre, per quanto concerne il solo libro paga, le stesse devono contenere il
totale dei compensi erogati, gli oneri contributivi e fiscali addebitati al
lavoratore, nonché le detrazioni fiscali di spettanza che sono state applicate.
Nel caso di tenuta unificata dei libri di matricola
e paga per tutti i lavoratori (subordinati e parasubordinati), a richiesta
degli organi di vigilanza ispettiva dovrà, comunque, essere possibile
riepilogare, distintamente e in ordine cronologico, le assunzioni dei
lavoratori subordinati e gli incarichi di collaborazione affidati ai parasubordinati.
Tali disposizioni si applicano integralmente ai lavoratori a progetto e
occasionali di cui al D.Lgs. 276/2003 (riforma Biagi).
7. Le agenzie di somministrazione di lavoro (agenzie per il lavoro).
L’obbligo della
tenuta dei documenti di lavoro, e quindi anche dei regolamentari libri di
matricola e di paga è a carico delle agenzie di lavoro, dal momento che i
lavoratori vengono da queste assunti, per essere poi materialmente inviati a
lavorare presso le imprese utilizzatrici a mezzo di appositi contratti.
I sistemi di tenuta delle scritture obbligatorie di matricola e di paga di cui
esse possono avvalersi, sono di fatto gli stessi che la vigente normativa
prevede per tutti gli altri datori di lavoro.
In merito è opportuno evidenziare, soltanto, che l’organizzazione della maggior
parte di queste imprese prevede di norma una sede centrale che cura
l’amministrazione del personale, e tante agenzie dislocate sul territorio, che
effettuano tutti i movimenti riguardanti le assunzioni, i licenziamenti, ecc.,
che solo successivamente verranno perfezionati dalla sede centrale, la quale,
pertanto, unicamente in questa fase provvede ad eseguire le relative
registrazioni sui libri regolamentari.
Anche in queste situazioni, quale che sia il sistema di tenuta adottato, è
necessario che siano, comunque, rispettati i termini di legge riguardanti le
registrazione dei dati matricolari e di paga e soprattutto che venga sempre
istituito e tenuto un unico libro matricola aziendale, che riporti la
numerazione matricolare generale da assegnare a tutti i dipendenti, ancorché a
tempo determinato.
Inoltre, nel caso frequente che il libro matricola generale unico sia tenuto
presso la sede centrale, allo scopo di far fronte alle esigenze organizzative
aziendali, potranno essere istituiti presso ciascuna agenzia facente parte
dell’impresa fornitrice di lavoro tanti altri libri di matricola, comunque non
ufficiali e quindi da non vidimare perché rappresenteranno degli stralci del
libro matricola unico aziendale, ognuno dei quali potrà riportare una
numerazione matricolare supplementare riferita all’agenzia, eventualmente da
indicare in aggiunta all’effettivo numero di matricola del lavoratore
attribuito in conformità alla numerazione sequenziale e cronologica del libro
matricola generale aziendale (ad esempio: matr. n. 11111/152).