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DECRETO MINISTERO DEL LAVORO, DELLA SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI del 9 luglio 2008

 

Modalità  di  tenuta  e  conservazione  del libro unico del lavoro e
disciplina del relativo regime transitorio.
 
pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 192 del 18 agosto 2008
 
 
                IL MINISTRO DEL LAVORO, DELLA SALUTE
                      E DELLE POLITICHE SOCIALI
 
  Visto  l'art.  39  del  decreto-legge  25 giugno  2008, n. 112, che
disciplina  la  istituzione e la tenuta del libro unico del lavoro da
parte   dei   datori   di  lavoro  privati  che  occupano  lavoratori
subordinati,  collaboratori  coordinati e continuativi e associati in
partecipazione  con  apporto  lavorativo, e in particolare il comma 4
che  demanda  a  un  decreto  del Ministro del lavoro, della salute e
delle   politiche   sociali   le   modalità  e  tempi  di  tenuta  e
conservazione del libro unico del lavoro e la disciplina del relativo
regime transitorio;
  Visti  gli  articoli 1,  commi da 1 a 4, e 5 della legge 11 gennaio
1979,  n.  12,  che  consentono ai consulenti del lavoro e agli altri
soggetti  abilitati  di  tenere  presso il loro studio ovvero la loro
sede il libro unico del lavoro;
  Vista  la legge 15 marzo 1997, n. 59, in materia di conferimento di
funzioni   e   compiti   alle   regioni  ed  enti  locali  e  per  la
semplificazione amministrativa, che, all'art. 15 comma 2, prevede che
gli   atti,   i   dati   ed   i   documenti  formati  dalla  pubblica
amministrazione   e   dai   privati,   con  strumenti  informatici  o
telematici,   nonché   la  loro  archiviazione  o  trasmissione  con
strumenti  informatici o telematici, siano validi e rilevanti a tutti
gli effetti di legge;
  Visto  il  decreto  del  Presidente  del Consiglio dei Ministri del
13 gennaio  2004,  recante  le  regole  tecniche  per  la formazione,
trasmissione,    conservazione,    duplicazione,    riproduzione    e
validazione, anche temporale, dei documenti informatici;
  Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il Codice
della  amministrazione digitale, aggiornato dal decreto legislativo 4
aprile 2006, n. 159 e, in particolare, gli articoli 3, 39, 45 e 71;
                              
Decreta:
                               Art. 1.
                         Modalità di tenuta
 
  1.  Fermo  restando  l'obbligo,  in fase di stampa, di attribuire a
ciascun  foglio  una  numerazione  sequenziale, conservando eventuali
fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro
unico  del lavoro può essere effettuata mediante la utilizzazione di
uno dei seguenti sistemi:
    a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo
continuo,  con  numerazione  di ogni pagina e vidimazione prima della
messa  in  uso  presso  l'Inail  o, in alternativa, con numerazione e
vidimazione   effettuata,   dai  soggetti  appositamente  autorizzati
dall'Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
    b) a  stampa  laser,  con  autorizzazione  preventiva,  da  parte
dell'Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;
    c) su  supporti  magnetici,  sui  quali  ogni  singola  scrittura
costituisca  documento informatico e sia collegata alle registrazioni
in  precedenza  effettuate,  o  ad  elaborazione automatica dei dati,
garantendo  oltre  la  consultabilità,  in  ogni  momento,  anche la
inalterabilità  e  la integrità dei dati, nonché la sequenzialità
cronologica  delle  operazioni  eseguite,  nel  rispetto delle regole
tecniche  di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82;  tali  sistemi  sono  sottratti  ad  obblighi  di  vidimazione ed
autorizzazione,  previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo
fax  o  e-mail,  alla direzione provinciale del lavoro competente per
territorio,  prima  della  messa  in uso, con indicazione dettagliata
delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
  2.  Ciascuna  annotazione  relativa  allo  stato  di  presenza o di
assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale
precisamente  identificata  e  inequivoca.  In  caso  di  annotazione
tramite  codici  o  sigle,  il  soggetto che cura la tenuta del libro
unico  del  lavoro rende immediatamente disponibile, al momento della
esibizione  dello  stesso,  anche la decodificazione utile alla piena
comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate.
  3.  Fermi  restando  gli  altri  obblighi  di  cui  ai  commi 1 e 2
dell'art.   39   del   decreto-legge   25 giugno  2008,  n.  112,  la
registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con
un  differimento  non  superiore ad un mese, a condizione che di ciò
sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro.
 
        
      
                               Art. 2.
Gestione  della  numerazione  unitaria  per  consulenti  del lavoro e
                        soggetti autorizzati
 
  1.  I  consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti
di  cui  all'art. 1, commi 1 e 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12,
che  siano autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria
del libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti devono:
    a) ottenere  delega  scritta  da  ogni  datore  di  lavoro, anche
inserita nella lettera di incarico o documento equipollente;
    b) inviare,  in  via telematica, all'Inail con la prima richiesta
di  autorizzazione,  un  elenco  dei  suddetti datori di lavoro e del
codice fiscale dei medesimi;
    c) dare  comunicazione,  in  via  telematica, all'Inail, entro 30
giorni dall'evento, della avvenuta acquisizione di un nuovo datore di
lavoro  e  della  interruzione di assistenza nei confronti di uno dei
datori   di   lavoro   già  comunicati  ai  sensi  della  precedente
lettera b).
 
        
      
                               Art. 3.
              Luogo di tenuta e modalità di esibizione
 
  1.  Il  libro  unico del lavoro e' conservato presso la sede legale
del  datore  di  lavoro  o,  in  alternativa,  presso  lo  studio dei
consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o presso
la  sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di
categoria  delle  imprese  artigiane  e  delle altre piccole imprese,
anche  in  forma cooperativa, ai sensi e per gli effetti dell'art. 5,
comma 1, della legge 11 gennaio 1979, n. 12.
  2.  Il  libro  unico del lavoro deve essere tempestivamente esibito
agli organi di vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro, quando
trattasi  di  sede  stabile  di  lavoro,  anche  a  mezzo fax o posta
elettronica,  dal  datore di lavoro che lo detenga nella sede legale.
In  caso di attività mobili o itineranti, le cui procedure operative
comportano  lo  svolgimento  delle prestazioni lavorative presso più
luoghi   di   lavoro   nell'ambito   della  stessa  giornata  o  sono
caratterizzate  dalla  mobilità  dei  lavoratori  sul territorio, il
libro  unico del lavoro deve essere esibito, dal datore di lavoro che
lo  detenga  nella  sede  legale,  entro  il  termine assegnato nella
richiesta   espressamente   formulata   a  verbale  dagli  organi  di
vigilanza.
  3.  I  consulenti  del lavoro e gli altri professionisti abilitati,
nonché  i  servizi  e  i  centri di assistenza delle associazioni di
categoria di cui all'art. 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n.
12,  devono  esibire  il libro unico del lavoro dagli stessi detenuto
non  oltre  quindici giorni dalla richiesta espressamente formulata a
verbale dagli organi di vigilanza.
 
        
      
                               Art. 4.
                    Elenchi riepilogativi mensili
 
  1.  A  richiesta  degli  organi  di  vigilanza,  in occasione di un
accesso  ispettivo,  i  datori  di  lavoro  che impiegano oltre dieci
lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro ed elaborano il
libro  unico  del  lavoro  con  uno  dei  sistemi  di cui all'art. 1,
comma 1,  del  presente decreto, devono esibire elenchi riepilogativi
mensili  del  personale occupato e dei dati individuali relativi alle
presenze,  alle  ferie  e  ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati
all'ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche
suddivisi per ciascuna sede.
  2.  Il  personale  ispettivo  ha facoltà di richiedere gli elenchi
riepilogativi  mensili relativi ai cinque anni che precedono l'inizio
dell'accertamento,  avendo  cura di verificare, nel caso concreto, la
materiale  possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi
da  parte  del  datore  di  lavoro, del consulente del lavoro o della
associazione  di  categoria  di  cui all'art. 1, comma 4, della legge
11 gennaio 1979, n. 12.
 
        
      
                               Art. 5.
           Sede stabile di lavoro e computo dei lavoratori
 
  1.  Ai  fini  della corretta applicazione delle disposizioni di cui
agli  articoli 3  e 4 del presente decreto si considera «sede stabile
di   lavoro»   qualsiasi   articolazione   autonoma   della  impresa,
stabilmente  organizzata,  che sia idonea ad espletare, in tutto o in
parte,   l'attività  aziendale  e  risulti  dotata  degli  strumenti
necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.
  2.  Ai fini del calcolo dei lavoratori di cui all'art. 39, comma 7,
del  decreto-legge  25  giugno 2008, n. 112 e all'art. 4 del presente
decreto,   si  computano  i  lavoratori  subordinati,  a  prescindere
dall'effettivo  orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e
continuativi   e   gli   associati   in  partecipazione  con  apporto
lavorativo, che siano iscritti sul libro unico del lavoro e ancora in
forza.
 
        
      
                               Art. 6.
                      Obbligo di conservazione
 
  1.  Il  datore  di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico
del  lavoro  per  la  durata  di  cinque  anni dalla data dell'ultima
registrazione  e  di  custodirlo nel rispetto del decreto legislativo
30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.
  2.  L'obbligo  di  cui al comma 1 e' esteso ai libri obbligatori in
materia  di  lavoro  dismessi  in seguito all'entrata in vigore della
semplificazione  di cui all'art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008,
n. 112 e alle disposizioni del presente decreto.
 
        
      
                               Art. 7.
              Regime transitorio e disposizioni finali
 
  1.  Fino  al  periodo  di  paga relativo al mese di dicembre 2008 i
datori di lavoro, in via transitoria, possono adempiere agli obblighi
di  istituzione  e  tenuta  del  libro  unico  del lavoro, secondo le
disposizioni  dettate  dall'art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008,
n. 112 e dal presente decreto, mediante la corretta e regolare tenuta
del  libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze o del registro dei
lavoranti  e  del  libretto  personale di controllo per i lavoranti a
domicilio, debitamente compilati e aggiornati.
  2.  Dalla  data  di  entrata  in  vigore  del  presente  decreto le
disposizioni  normative  ancora  vigenti  che fanno richiamo ai libri
obbligatori  di  lavoro  o  ai  libri  di matricola e di paga, devono
essere riferite al libro unico del lavoro, per quanto compatibile.
  3.   Il   libro  matricola  e  il  registro  d'impresa  s'intendono
immediatamente abrogati.