Circolare INAIL n. 17 del 23 marzo 1995
Oggetto: D.P.R. 20 aprile 1994, n. 350 - Regolamento
recante semplificazione della tenuta del libro di paga e di matricola.
Il D.P.R. n. 350 del 20 aprile
1994, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell'8 giugno 1994, n. 132, recante
alcune facilitazioni della tenuta del libro di paga e di matricola, nell'ottica
di una semplificazione dei procedimenti amministrativi, è intervenuto con
incisive modifiche sulla precedente regolamentazione della materia.
Obiettivo, in particolare, del nuovo regolamento, è, infatti, quello di eliminare l'esercizio discrezionale della dispensa, quando i requisiti di controllo disposti dal legislatore sono comunque garantiti e di diminuire, contemporaneamente, gli adempimenti richiesti ai datori di lavoro.
1. Disciplina anteriore al D.P.R. n. 350/1994.
La normativa anteriore al D.P.R.
n. 350/1994 prevedeva, agli articoli 20 e 22 del Testo Unico delle disposizioni
per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie
professionali approvato con D.P.R. 30 giugno 1965, n.
1124:
a) l'utilizzazione dei
regolamentari libri di paga e matricola;
b) l'esonero delle P.A. e delle
aziende sottoposte a controllo governativo dalla tenuta dei libri paga e
matricola;
c) l'esonero, previa
autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro, dalla tenuta dei libri paga
regolamentari dei datori di lavoro che provvedano alle registrazioni
obbligatorie con altri sistemi idonei;
d) l'esonero dalla tenuta del libro
matricola per i lavori a carattere transitorio e di breve durata e anche dalla
tenuta del libro paga quando per i lavori stessi fossero stabilite tabelle di
retribuzioni medie.
Per quanto concerne, in
particolare, l'esonero dalla tenuta dei libri paga regolamentari, l'interesse
dei datori di lavoro si è rivolto, finora, all'adozione del:
a) sistema alternativo meccanico
come ad esempio il cartellino-orologio;
b) sistema alternativo
elettronico mediante l'uso di badge elettronico o l'elaborazione totalmente
automatizzata per il calcolo delle retribuzioni e dei contributi.
2. Nuova disciplina
La nuova disciplina, entrata in
vigore il 5 dicembre 1994, contempla due ipotesi:
- mantenimento del libro di
matricola e di paga con le modalità previste dal citato D.P.R. n. 1124/1965. In
tale fattispecie devono, altresì, essere ricompresi anche tutti quei sistemi
alternativi meccanici e cartacei per i quali era, fino ad oggi, richiesta la
preventiva autorizzazione dall'Ispettorato del Lavoro ivi comprese le fattispecie
più diffusamente illustrate al punto 6 della presente circolare;
- adozione di supporti magnetici
ed elettronici sostitutivi con le modalità previste dall'articolo 2 del D.P.R.
n. 350/1994.
Viene, inoltre, abrogato
l'articolo 22 del D.P.R. n. 1124/1965 che, a
particolari condizioni, prevedeva l'esonero dei datori di lavoro dalla tenuta
dei libri di paga e matricola regolamentari.
3. Condizioni
L'articolo 2 del D.P.R. n.
350/1994 prevede l'esonero dell'obbligo della tenuta del libro paga e del libro
matricola per i datori di lavoro privati che elaborino gli elementi previsti
dall'articolo 20 del citato Testo Unico approvato con D.P.R. n. 1124/1965 con
supporti magnetici ed elettronici di cui sia garantita l'inalterabilità e la
consultabilità dei dati acquisiti.
Non è richiesta, inoltre, alcuna
vidimazione da parte dell'Istituto dei documenti cartacei su cui trasferire i
dati riepilogativi mensili ed annuali, che devono, comunque, essere conformi ai
modelli riepilogativi in uso per l'assolvimento degli obblighi contributivi.
Per quanto riguarda
l'inalterabilità il Ministero del Lavoro ha chiarito che essa va intesa nel
senso che il sistema adottato deve garantire la conservazione dei dati per
almeno dieci anni, come previsto da obblighi di legge per la conservazione dei
libri paga e matricola, l'inattaccabilità da "virus" e da usura,
nonché da altri fattori esterni.
Il sistema adottato dovrà,
inoltre, prevedere che i dati inseriti non possano essere tecnicamente alterati
o modificati per cui un eventuale intervento illecito non dovrà comportare la
soppressione dei dati precedentemente assunti.
Per quanto concerne la
consultabilità, anch'essa riferita al sistema adottato dall'azienda, i supporti
magnetici dovranno assicurare il trasferimento mensile ed annuale dei dati sui
documenti cartacei conformi ai modelli riepilogativi in uso per l'assolvimento
degli obblighi contributivi, garantendo agli organi di vigilanza il controllo
attraverso la tempestiva consultabilità dei dati soggetti alle registrazioni.
4. Vidimazione e accentramento delle elaborazioni delle paghe
Nulla è modificato circa le
procedure di vidimazione dei sistemi tradizionali e di quelli ad essi
assimilati, nonché per quelli per i quali viene richiesta la numerazione unica.
Relativamente all'accentramento
delle elaborazioni delle paghe, permane la competenza degli Ispettorati
provinciali a rilasciare l'autorizzazione su istanza dei datori di lavoro i
quali sono, comunque, tenuti a dichiarare la tipologia del sistema di
registrazione di paga adottato.
Analoga procedura dovrà essere
osservata dai datori di lavoro che richiedano l'autorizzazione
all'accentramento degli adempimenti in materia di previdenza ed assistenza
sociale.
5. Tenuta dei documenti presso gli studi di consulenza
Per quanto concerne la tenuta dei
documenti presso gli studi di consulenza, il datore di lavoro, nel caso in cui
il proprio consulente si avvalga di sistemi elettronici o magnetici, dovrà dare
comunicazione all'Ispettorato del lavoro del nominativo del professionista al
quale è stato affidato l'incarico, nonché il recapito dello studio ove sono
reperibili i documenti medesimi.
Poiché sul posto di lavoro è
fatto obbligo di tenere una copia del libro matricola e il registro delle
presenze, il datore di lavoro potrà adempiere a tale incombenza mediante la
tenuta del registro delle presenze nonché dei documenti cartacei, relativi alle
registrazioni annuali e mensili e comprensivi anche dei dati relativi alla
matricola dei lavoratori.
Eventuali variazioni che dovessero
verificarsi nel corso di ciascun mese, oltre ad essere registrate
tempestivamente da parte del professionista a mezzo del sistema elettronico o
magnetico, dovranno essere riportate dal datore di lavoro sul registro di
presenza complete delle annotazioni relative allo stato matricolare del
lavoratore interessato.
Il registro dovrà essere
preventivamente vidimato dall'Istituto assicuratore competente, mentre la copia
dei documenti cartacei potrà essere autocertificata "per conforme"
dal consulente stesso.
6. Lavori transitori e di breve durata
Per quanto concerne i lavori a
carattere transitorio o di breve durata, poiché non viene dettata alcuna
disposizione dallo stesso regolamento, e da ritenersi che in tali casi trovino
ora applicazione le disposizioni generali di cui all'articolo 20 del citato
Testo Unico con le modificazioni introdotte dal D.P.R. n. 350/1994.
Tutte le autorizzazioni
rilasciate ai sensi dell'abrogato articolo 22 del D.P.R. n. 1124/1965,
conservano la loro piena efficacia (ai fini del possesso dei requisiti di
legge) fino al mutamento di almeno un elemento sostanziale facente parte del
sistema autorizzato, in tal caso troverà applicazione la nuova disciplina.
7. Sanzioni
Infine, si rileva che, per
l'utilizzazione, da parte dei datori di lavoro dei sistemi tradizionali o di
quelli assimilati ovvero di sistemi elettronici o magnetici non conformi alle
disposizioni stabilite, trova applicazione la sanzione prevista all'articolo
195 del D.P.R. n. 1124/1965.
La medesima sanzione verrà,
altresì, applicata al datore di lavoro che, avvalendosi della deroga di cui
all'articolo 5 della Legge n. 12/1979 contenente
norme per l'ordinamento della professione di consulente del lavoro (vedi punto
5 della presente circolare), risultasse inosservante delle disposizioni ivi
previste.