Articolo 1
(Produzione e formazione, rilascio,
conservazione di atti e documenti.)
La produzione agli organi della pubblica amministrazione
di atti e documenti e la loro formazione, rilascio e conservazione da
parte di tali organi sono disciplinati dalla presente legge.
Articolo 2
(Dichiarazioni sostitutive di
certificazioni.)
La data ed il luogo di nascita, la residenza, la
cittadinanza, il godimento dei diritti politici, lo stato di celibe,
coniugato o vedovo, lo stato di famiglia, l'esistenza in vita, la nascita
del figlio, il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente, la
posizione agli effetti degli obblighi militari e l'iscrizione in albi o
elenchi tenuti dalla p.a. sono comprovati con dichiarazioni, anche
contestuali alla istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in
sostituzione delle normali certificazioni.
[La sottoscrizione delle
dichiarazioni deve essere autenticata con le modalità di cui all'art. 20]
(1).
Articolo 3
(Dichiarazioni temporaneamente
sostitutive.)
I regolamenti delle amministrazioni di cui all'articolo
1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, stabiliscono
per quali fatti, stati e qualità personali, oltre quelli indicati
nell'articolo 2, è ammessa, in luogo della prescritta documentazione, una
dichiarazione sostitutiva sottoscritta dall'interessato. In tali casi la
documentazione sarà successivamente esibita dall'interessato, a richiesta
dell'amministrazione, prima che sia emesso il provvedimento a lui
favorevole.
Qualora l'interessato non produca la documentazione nel
termine di quindici giorni, o nel più ampio termine concesso
dall'amministrazione, il provvedimento non è emesso (2).
I regolamenti
di cui al primo comma stabiliscono altresì i casi, le modalità ed
eventualmente il termine per la regolarizzazione o la rettifica della
documentazione irregolare o non conforme alla dichiarazione, nonché, ove
occorre, per la rettifica della dichiarazione la cui irregolarità attenga
ad elementi non essenziali (3).
Articolo 4
(Dichiarazione sostitutiva dell'atto
di notorietà.)
L'atto di notorietà concernente fatti, stati o qualità
personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito da
dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo dinanzi al funzionario
competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio,
cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal
sindaco, il quale provvede alla autenticazione della sottoscrizione con la
osservanza delle modalità di cui all'art. 20.
Quando la dichiarazione
sostitutiva dell'atto di notorietà è resa ad imprese di gestione di
servizi pubblici, la sottoscrizione è autenticata, con l'osservanza delle
modalità di cui all'articolo 20, dal funzionario incaricato dal
rappresentante legale dell'impresa stessa (4).
Articolo 5
(Documentazione mediante semplice
esibizione.)
Salvo quanto disposto negli artt. 2 e 3, la data ed il
luogo di nascita, la residenza, lo stato di celibe, coniugato o vedovo ed
ogni altro stato o qualità personale possono essere comprovati mediante
esibizione, all'ufficio competente, di documenti, anche di identità
personale, rilasciati ai sensi delle norme vigenti dalla p.a. e contenente
l'attestazione dei dati richiesti.
Articolo 6
(Trascrizione dei dati dai documenti
esibiti.)
Ai fini dell'articolo 5, i documenti ivi previsti sono
esibiti al funzionario competente a ricevere la documentazione, il quale
trascrive i loro estremi e i dati da essi risultanti su apposito modulo da
allegare agli atti dell'istruttoria. Il modulo è sottoscritto
dall'interessato e dal funzionario (5).
Nel caso in cui non sia
prescritta la presentazione dell'interessato all'ufficio competente, il
modulo può essere compilato con le predette formalità da un funzionario
autorizzato addetto ad altro ufficio dell'amministrazione, o da un notaio,
cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal
sindaco, ed è trasmesso all'Ufficio competente a cura
dell'interessato.
Articolo 7
(Copie autentiche.)
Le copie autentiche ottenute ai sensi dell'art. 14
possono essere validamente prodotte in luogo degli originali quando siano
in regola con le disposizioni fiscali in vigore.
Articolo 8
(Dichiarazioni e documenti relativi
agli incapaci.)
Se l'interessato è soggetto alla patria potestà, a
tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dalla
presente legge sono sottoscritti o esibiti rispettivamente dal genitore
esercente la patria potestà, dal tutore, o dall'interessato stesso con
l'assistenza del curatore.
Articolo 9
(Documenti spontaneamente
esibiti.)
Fermo restando quanto disposto nei precedenti articoli,
sono validi a tutti gli effetti gli atti e documenti esibiti
spontaneamente dagli interessati e riconosciuti regolari dalla
amministrazione.
Articolo 10
(Accertamenti
d'ufficio.)
La buona condotta, l'assenza di precedenti penali e
l'assenza di carichi pendenti, ove richieste, sono accertate d'ufficio,
presso gli uffici pubblici competenti, dall'amministrazione che deve
emettere il provvedimento.
Le singole amministrazioni non possono
richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati e qualità personali
che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse
stesse siano tenute a certificare.
Articolo 11
(Certificazioni
contestuali.)
Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in
ordine a fatti, stati e qualità personali concernenti la stessa persona
debbono essere contenute in un unico documento.
Articolo 12
(Redazione di atti
pubblici.)
Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai e tutti
gli altri atti pubblici sono redatti a stampa, o con scrittura a mano o a
macchina. I detti sistemi possono essere utilizzati anche promiscuamente
per la redazione di ogni singolo atto.
Per la redazione delle
certificazioni rilasciate dai competenti pubblici uffici può utilizzarsi,
compatibilmente con il rispetto delle disposizioni che vietano o
subordinano a speciali formalità la menzione di particolari iscrizioni o
annotazioni, la riproduzione con uno dei procedimenti di cui al primo
comma del successivo articolo 14, degli atti esistenti in ufficio, con la
contestuale attestazione del pubblico ufficiale che il certificato o
l'estratto è rilasciato in conformità agli atti medesimi (6).
Con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per
la grazia e giustizia e per il tesoro, sono stabilite le caratteristiche
tecniche dei singoli sistemi di redazione.
Articolo 13
(Stesura degli atti
pubblici.)
Il testo degli atti pubblici non deve contenere lacune,
aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse
abbreviazioni di uso comune che non lascino dubbi sul significato delle
parole abbreviate.
Per le variazioni da apportare al testo in
dipendenza di errori od omissioni, si provvede con chiamate in calce e si
cancella la precedente stesura in modo che resti leggibile.
Articolo 14
(Autenticazione di copie.)
Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e
documenti possono essere ottenute, oltre che con i sistemi previsti
nell'articolo 12, anche con altri procedimenti che diano garanzia della
riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Tali procedimenti
sono specificati con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri,
sentiti i Ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro. Le
disposizioni di cui all'articolo 13 si osservano anche per la formazione
di copie autentiche.
L'autenticazione delle copie può essere fatta dal
pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato
l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un
notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato
dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale
scritta alla fine della copia, dopo le eventuali chiamate in calce, a cura
del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data
e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio cognome
e nome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso
ed il timbro dell'ufficio, Se la copia dell'atto o documento consta di più
fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun
foglio intermedio.
Il pubblico ufficiale è autorizzato ad annullare con
il timbro dell'ufficio le marche da bollo apposte sulle copie
rilasciate.
Articolo 15
(Legalizzazione di firme.)
La legalizzazione di firme è l'attestazione ufficiale
della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti,
certificati, copie ed estratti, nonché della autenticità della firma
stessa.
Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il
cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale
legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il
proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria
firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 16
(Legalizzazione di firme di capi di
scuole parificate o legalmente riconosciute.)
Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 17
(Legalizzazione di firme di atti da
e per l'estero.)
Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da
valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste
richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o
periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità
delegati dallo stesso (7) (8).
Le firme sugli atti e documenti formati
all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate
dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le
firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro
delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva il secondo comma
dell'articolo 18.
Agli atti e documenti indicati nel comma precedente,
redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua
italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente
rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore
ufficiale.
Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da
valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o
consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle
prefetture (7).
Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della
legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi
internazionali.
Articolo 18
(Atti non soggetti a
legalizzazione.)
Salvo quanto previsto negli articoli 16 e 17, non sono
soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o
pubblici ufficiali sopra atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi
rilasciati.
Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e
il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 19
(Trasmissione dall'estero di atti
agli uffici di stato civile.)
In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le disposizioni speciali di cui al decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 200 (5).
Articolo 20
(Autenticazione delle
sottoscrizioni.)
La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi
della pubblica amministrazione può essere autenticata, ove
l'autenticazione sia prescritta, dal funzionario competente a ricevere la
documentazione, o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco.
L'autenticazione deve essere
redatta di seguito alla sottoscrizione e consiste nell'attestazione, da
parte del pubblico ufficiale, che la sottoscrizione stessa è stata apposta
in sua presenza, previo accertamento dell'identità della persona che
sottoscrive.
Il pubblico ufficiale che autentica deve indicare le
modalità di identificazione, la data e il luogo della autenticazione, il
proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria
firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Per l'autenticazione delle
firme apposte sui margini dei fogli intermedi è sufficiente che il
pubblico ufficiale aggiunga la propria firma.
Articolo 20-bis
La dichiarazione di chi non sa o non può firmare deve
essere sottoscritta in presenza del dichiarante da due testimoni idonei ai
sensi dell'articolo 47 della legge 16 febbraio 1913, n. 89.
Il pubblico
ufficiale autentica la sottoscrizione dei testimoni, previa menzione della
dichiarazione dell'interessato sulla causa dell'impedimento a firmare
(9).
Articolo 21
(Regime fiscale per le
autenticazioni e legalizzazioni di firme.)
Le dichiarazioni fatte ai sensi degli articoli 2 e 4 sono
esenti da imposta di bollo. L'autenticazione della sottoscrizione delle
dichiarazioni medesime è soggetta alla imposta di bollo di lire 400,
qualunque sia il numero delle dichiarazioni contenute nell'atto.
La
legalizzazione di firma prevista dall'articolo 16 è soggetta alla tassa di
concessione governativa di lire 200.
Parimenti è dovuta la tassa di
concessione governativa nella misura di lire 500 per le legalizzazioni di
firma previste dall'articolo 17, commi primo e quarto, e per la
certificazione di conformità al testo straniero rilasciata, ai sensi del
terzo comma dello stesso articolo, da un traduttore ufficiale con sede nel
territorio dello Stato.
L'imposta di bollo di cui al primo comma, ove
per le dichiarazioni non sia stato usato il foglio bollato, e la tassa di
concessione governativa di cui ai commi secondo e terzo sono corrisposte a
mezzo di marche, da annullarsi col timbro dell'ufficio a cura del pubblico
ufficiale che provvede alle autenticazioni o alle legalizzazioni.
Per
le autenticazioni di firma effettuate dalle rappresentanze diplomatiche e
consolari italiane all'estero, la imposta di bollo sarà corrisposta al
momento della presentazione delle dichiarazioni sostitutive ad un pubblico
ufficiale residente nel territorio nazionale, che provvederà, nei modi di
cui al comma precedente, ad annullare le relative marche (10).
Articolo 22
(Modalità fiscali per la
legalizzazione di firme.)
Agli effetti della legge di bollo la legalizzazione può far seguito all'atto, ma non può farsi fuori del foglio bollato. Mancando spazio sufficiente, si deve aggiungere un altro foglio bollato dello stesso valore di quello usato per l'atto. In tal caso, si deve applicare nei punti di congiunzione dei fogli bollati il timbro dell'ufficio (11).
Articolo 23
(Esenzioni fiscali.)
L'imposta di bollo e la tassa di concessione governativa
previste dall'articolo 21 non sono dovute quando per le leggi vigenti sia
esente da bollo l'atto sostituito con la dichiarazione autenticata o in
cui è apposta la firma da legalizzare (12).
Eguale beneficio è concesso
per gli atti di coloro che provino il loro stato di povertà mediante
esibizione di certificato attestante che l'interessato è iscritto
nell'elenco dei poveri del comune. In questo caso il pubblico ufficiale
che procede alla autenticazione o alla legalizzazione riporta sull'atto
gli estremi del certificato di povertà.
Articolo 24
(Assenza di responsabilità della
pubblica amministrazione.)
La pubblica amministrazione e i suoi dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati ai sensi dei precedenti articoli, quando l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi.
Articolo 25
(Riproduzione di documenti
d'archivio ed altri atti.)
Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà
di sostituire, a tutti gli effetti, ai documenti dei propri archivi, alle
scritture contabili, alla corrispondenza ed agli altri atti di cui per
legge o regolamento è prescritta la conservazione, la corrispondente
riproduzione fotografica anche se costituita da fotogramma
negativo.
Salvo quanto previsto nel successivo comma, con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per l'interno,
per la grazia e giustizia, per le finanze e per il tesoro, previo parere
della commissione di cui all'articolo 12 del decreto del Presidente della
Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, sono stabiliti i limiti di tale
facoltà, nonché i procedimenti tecnici e le modalità della
fotoriproduzione e della autenticazione (13).
Per le pubbliche
amministrazioni le modalità della riproduzione sono di volta in volta
stabilite con decreto del Ministro per l'interno, sentito il Ministro
interessato, previo parere della commissione di cui al citato articolo 12
del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1049.
Articolo 26
(Sanzioni penali.)
Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso
di atti falsi nei casi previsti dalla presente legge sono puniti ai sensi
del codice penale e delle leggi speciali in materia.
A tali effetti,
l'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità
equivale a uso di atto falso e le dichiarazioni rese ai sensi dei
precedenti articoli 2, 3, 4, 8 e autenticate a norma dell'articolo 20 sono
considerate come fatte a pubblico ufficiale.
Inoltre, ove i reati
indicati nei precedenti commi siano commessi per ottenere la nomina ad un
pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o
arte, il giudice, nei casi più gravi può applicare l'interdizione
temporanea dai pubblici uffici o dalla professione o arte.
Il pubblico
ufficiale che autentica le sottoscrizioni o al quale sono esibiti gli atti
ammonisce chi sottoscrive la dichiarazione o esibisce l'atto sulla
responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazione
mendace o di esibizione di atto falso o contenente dati non più
rispondenti a verità.
Nella denominazione di atti usata nei precedenti
commi sono compresi gli atti e documenti originali e le copie autentiche
contemplati dalla presente legge.
Articolo 27
(Rinvio.)
Salvo quanto previsto negli articoli 7, 11, 12, 13, 14,
17, 18, 19 e 20 nulla è innovato alle norme del R.D. 9 luglio 1939, numero
1238 (10), concernenti la presentazione dei documenti necessari per la
celebrazione del matrimonio, nonché alle norme del D.P.R. 3 maggio 1957,
n. 686 (11), relative alla presentazione dei documenti nei concorsi per le
carriere statali (14).
Restano ferme le disposizioni del R.D. 4 giugno
1938, n. 1269 (13), riguardanti il titolo originale di studi medi
prescritto per ottenere l'ammissione ai corsi universitari.
Articolo 28
(Norme abrogate.)
Sono abrogate la L. 3 dicembre 1942, n. 1700 (14), la L.
14 aprile 1957, n. 251 (15), il D.P.R. 2 agosto 1957, n. 678 (16), la L.
18 marzo 1958, n. 228 (17), la L. 15 giugno 1959, n. 430 (15), ed ogni
altra norma incompatibile con la presente legge.
Il D.P.C.M. del 3
agosto 1962 sulla redazione a macchina di atti pubblici e le successive
modificazioni restano in vigore fino all'emanazione dei decreti previsti
negli articoli 12 e 14.